La dematerializzazione della documentazione doganale offre alle imprese una gestione più efficiente dei flussi documentali, ma richiede il rispetto di un quadro normativo complesso che integra fonti europee e nazionali. Le regole principali derivano dal Codice Doganale dell’Unione e dai regolamenti attuativi, mentre sul piano italiano si applicano il Codice dell’Amministrazione Digitale, il DM 17 giugno 2014 e le Linee Guida AgID. L’Agenzia delle Dogane ha inoltre definito il modello operativo del fascicolo elettronico doganale.
I documenti devono garantire immodificabilità, autenticità, integrità e leggibilità. Il fascicolo elettronico, identificato tramite MRN, deve contenere la dichiarazione doganale telematica e tutta la documentazione allegata, formata in conformità al CAD e alle Linee Guida AgID, con formati standard come PDF/A. La validità giuridica della dichiarazione è assicurata tramite il file registrato nel sistema AIDA. Per garantire la piena efficacia probatoria è necessario l’uso di firma digitale o firma elettronica qualificata; le firme semplici non sono ammesse per i documenti di rilevanza tributaria. Il processo si completa con l’apposizione del riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di conservazione.
Uno degli aspetti più delicati riguarda la durata della conservazione: se la normativa doganale europea prevede un minimo di tre anni, prorogabili in caso di accertamento o contenzioso, la normativa fiscale e civilistica italiana impone l’obbligo decennale per tutta la documentazione contabile. Poiché i documenti doganali rientrano tra quelli fiscalmente rilevanti, le imprese devono applicare il termine di dieci anni, che decorre dalla data di accettazione della dichiarazione da parte di AIDA.
Il dichiarante è tenuto a garantire conformità tecnica e normativa dei documenti, un sistema di conservazione che consenta la rapida esibizione alle autorità (ADM, Agenzia delle Entrate, Guardia di Finanza) e la piena tracciabilità dei rapporti tra dichiarazione doganale, operatore, speditore e destinatario per l’intero periodo di conservazione. Alcuni documenti, come gli EUR.1, devono comunque essere conservati in originale cartaceo. In caso di malfunzionamenti, sono previste procedure manuali con successiva regolarizzazione.
La corretta gestione richiede quindi organizzazione interna, designazione del Responsabile della conservazione e predisposizione del Manuale della conservazione, strumenti essenziali per garantire compliance e continuità operativa.
